Nova Contratação de Serviço - Adesão à Atas de Registro de Preços de outros Órgãos
Legislação
As Atas de Registro de Preços, desde que vigentes, poderão ser utilizadas por qualquer órgão ou entidade da administração pública federal, desde que não tenham participado do certame licitatório como órgão participante.
A adesão às atas de outros órgãos (carona) é regulamentada pelo Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023.
- Deverão ser observados os seguintes requisitos (Capítulo VIII, do Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023):
I - apresentação de justificativa da vantagem da adesão, inclusive em situações de provável desabastecimento ou de descontinuidade de serviço público;
II - demonstração da compatibilidade dos valores registrados com os valores praticados pelo mercado, na forma prevista no art. 23 da Lei nº 14.133, de 2021; e
III - consulta e aceitação prévias do órgão ou da entidade gerenciadora e do fornecedor.
- Limites para adesão (art. 32 do Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023):
As contratações não poderão exceder, por órgão ou entidade, a 50% (cinquenta por cento) dos quantitativos dos itens do instrumento convocatório registrados na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e para os órgãos participantes.
- Conceitos (art.2 do Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023):
I - sistema de registro de preços -SRP - conjunto de procedimentos para a realização, mediante contratação direta ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência, de registro formal de preços relativos à prestação de serviços, às obras e à aquisição e à locação de bens para contratações futuras;
II - ata de registro de preços - documento vinculativo e obrigacional, com característica de compromisso para futura contratação, no qual são registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos ou as entidades participantes e as condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no edital da licitação, no aviso ou no instrumento de contratação direta e nas propostas apresentadas;
III - órgão ou entidade gerenciadora - órgão ou entidade da Administração Pública federal responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e pelo gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente;
IV - órgão ou entidade participante - órgão ou entidade da Administração Pública que participa dos procedimentos iniciais da contratação para registro de preços e integra a ata de registro de preços;
V - órgão ou entidade não participante - órgão ou entidade da Administração Pública que não participa dos procedimentos iniciais da licitação para registro de preços e não integra a ata de registro de preços;
É vedado aos órgãos e às entidades da Administração Pública federal a adesão a ata de registro de preços gerenciada por órgão ou entidade estadual, distrital ou municipal.
Instrução do Processo
A instrução do processo licitatório é realizada pelo Setor Requerente do serviço a ser contratado, na plataforma Solar, através do módulo Sistema de Processos Administrativos – SPA
O Serviço de Análise e Acompanhamento Processual para Contratações – SAAP, atua orientando e revisando as minutas dos documentos do planejamento da licitação.
Se as dúvidas persistirem, entrar em contato, pelo e-mail: saap.dpc@contato.ufsc.br ou pelo Atendimento_DPC no chatufsc.
O SAAP não fará a revisão de documentos por e-mail.
Documentação do Processo
Documento de Formalização da Demanda - DFD
É o documento que inicia o processo, elaborado pelo setor que necessita da prestação do serviço.
As demandas da UFSC podem ser registradas de forma unificada ou através de um documento para cada setor que necessite da prestação do serviço.
Deverá ser utilizado o Modelo de DFD, disponibilizado pelo DPC no site em Formulários e modelos de documentos.
Deverá conter:
- a justificativa da necessidade da contratação explicitando a opção pela terceirização dos serviços e considerando o Planejamento Estratégico, se for o caso;
- a quantidade de serviço a ser contratada;
- a previsão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços;
- a indicação dos servidores para compor a equipe de planejamento;
- a ciência dos membros indicados;
- atribuições de cada membro da equipe no planejamento;
- a assinatura ou o “de acordo” ou o despacho no sistema do ordenador de despesa.
Para as contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação -TIC, o DFD deve ser substituído pelo Documento de Oficialização da Demanda -DOD. As soluções de TIC são aquelas assim definidas pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (consulta no website https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes-de-tic/orientacoes-e-apoio-especializado/conceito-de-solucao-de-tic)
Cadastro da Contratação no PGC
O sistema de Planejamento e gerenciamento de contratações - PGC é uma ferramenta eletrônica que consolida todas as contratações que o órgão ou entidade pretende realizar no exercício subsequente, assim, as contratações devem ser cadastradas no sistema dentro dos devidos prazos. O acesso ao Sistema PGC é realizado através da plataforma do Comprasnet.
Após realizado o cadastro, o sistema irá gerar um número de DFD. O DFD gerado deve ser anexado aos autos do processo. O cadastro, através do sistema PGC, será encaminhado para a aprovação da Direção do DPC e, posteriormente para aprovação da PROAD. Após aprovado, a contratação será automaticamente inserida no PCA da UFSC e poderá ser consultada no Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP
Estudo Técnico Preliminar - ETP digital
O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é o documento que integra a fase de planejamento das contratações públicas e tem o objetivo de demonstrar a real necessidade da contratação, analisar a viabilidade técnica de implementá-la, bem como instruir o arcabouço básico para a elaboração do Termo de Referência.
No ETP, a equipe de planejamento deverá definir qual a necessidade da Administração e quais são as soluções possíveis para atendimento desta necessidade e verificar, através de análise técnica e econômico-financeira, se a adesão à determinada Ata de Registro de Preços é a melhor solução.
Para ter acesso ao ETP digital, o servidor deverá seguir as instruções contidas no site do DPC, em Formulários e modelos de documentos – FORMULÁRIO SIASG – NOVO ACESSO.
- Deverá ser preenchido no Sistema ETP digital, através do acesso na plataforma do Comprasnet
- Assinado pela equipe de planejamento;
Mapa de Gerenciamento de Riscos
A gestão de riscos deverá ser realizada na plataforma do Comprasnet, opção “Gestão de Riscos”;
Na adesão à ata de registro de preços, o mapa de riscos deverá conter os riscos relativos à fase de execução contratual.
O documento deverá ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação:
I – ao final da elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares;
II – após eventos relevantes, durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela fiscalização.
As atualizações do Mapa de Riscos devem ser inseridas no campo "Histórico de Revisões". Neste campo, deve-se informar quais riscos se materializaram, quais as ações corretivas que foram tomadas, se deveriam ter sido tomadas outras ações preventivas, etc.
Acesse o Manual Prático de Preenchimento do Mapa de Gerenciamento de Riscos
Pesquisa de preços para comprovação da vantajosidade
A pesquisa de preços busca demonstrar de forma clara que os preços registrados na Ata de Registro de Preços estão compatíveis com os valores de mercado, demonstrando a vantajosidade obtida com o processo de adesão;
O mínimo necessário são três referenciais distintos (sejam eles Painel de Preços, orçamentos de fornecedores, contratações similares e sítios eletrônicos) e apenas excepcionalmente, mediante justificativa da autoridade competente, será admitida a pesquisa com menos de 3 preços.
A equipe de planejamento deverá elaborar a pesquisa de preços em conformidade com a Instrução Normativa nº 65 SEGES/ME, de 7 de julho de 2021, utilizando os seguintes parâmetros, de forma combinada ou não:
I - composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços.
II - contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente;
III - dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e a hora de acesso;
IV - pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital; ou
V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital. A pesquisa de preços é composta, no mínimo, pelos seguintes documentos: Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa Comparativo de Preços, Relatório de Consulta ao Painel de Preços/Sistema de pesquisa de preços.
Mapa Comparativo de Preços
O Objetivo do mapa comparativo de preços é apresentar os valores considerados para comprovação da vantajosidade de forma sistematizada, facilitando a visualização dos preços.
- Poderá estar inserido como anexo do Relatório de Pesquisa de Preços ou como peça do processo.
- Utilizar o modelo disponível em Formulários e modelos de documentos , no site DPC.
Relatório de Pesquisa de Preços
O Relatório de Pesquisa de Preços serve para dar publicidade aos procedimentos adotados para ateste da vantajosidade econômico-financeira da adesão. Ou seja, deverá atestar que os valores dos itens da ata à qual se pretende aderir estão condizentes com o preço de mercado.
Deve-se utilizar o Modelo de Relatório de Pesquisa de Preços disponível em Formulários e modelos de documentos , no site DPC.
O documento deverá:
- Identificar os servidores que realizaram a pesquisa de preços e o período em que esta foi realizada.
- Descrever detalhadamente os parâmetros utilizados para a pesquisa de preços, informando os resultados obtidos e a justificativa para a exclusão de valores na composição do preço de referência.
- Indicar e justificar a metodologia utilizada (média, mediana, menor valor), bem como apresentar a análise crítica dos resultados alcançados.
- Descrever as conclusões obtidas a partir da análise, descrever as eventuais medidas adotadas e atestar a vantajosidade econômica da adesão à ata de registro de preços.
- Ser assinado pela equipe de planejamento.
Documentos da Contratação à qual se pretende aderir
• Cópia da Ata de Registro de Preços;
• Cópia do Edital da Licitação (Se houver previsão de Termo de Contrato, enviar por e-mail o documento em formato editável para o SAAP (saap.dpc@contato.ufsc.br), simultaneamente a tramitação do processo);
• Cópia do Termo de Homologação;
• Cópia da Nomeação dos Pregoeiros do Órgão Gerenciador;
• Cópia do Parecer Jurídico do Pregão;
• Ofício para o Fornecedor solicitando a carona;
• Aceite do Fornecedor demonstrando interesse na carona;
• Incluir os seguintes documentos da empresar que será contratada:
• Declaração da situação do fornecedor no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF);
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – CND Trabalhista do Tribunal Superior do Trabalho –TST;
• Certidão do Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por ato de Improbidade Administrativa – CNIA do Conselho Nacional de Justiça – CNJ;
• Print screen da Consulta ao Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas – CEIS do Portal da Transparência;
• Consulta à Lista de Inidôneos do Tribunal de Contas da União.
Checklist (Lista de Verificação) de Nova Contratação de Serviço - Adesão
- Disponível na página de Formulários e modelos de documentos do site do DPC
Tramitação do Processo
A conformidade da documentação será analisada e, caso não atenda aos requisitos legais, quanto a sua estrutura e conteúdo ou não esteja suficientemente detalhado para efetiva fiscalização da prestação do serviço, principalmente quanto à forma de prestação e as obrigações das partes, revisões/ajustes serão solicitadas ao Requerente, a fim de adequar os documentos aos procedimentos da etapa interna da licitação.
A confecção da Minuta do Termo de Contrato fica a cargo da Coordenadoria de Contratos Terceirizados – CCT.
O SAAP, após realizar conferência, encaminhará o processo à Direção do DPC para aprovação e remessa à PROAD/UFSC, para autorização da abertura de licitação e aprovação do Termo de Referência pela autoridade competente – Pró-Reitor de Administração.
As etapas posteriores ficarão a cargo de:
SEPLAN – para Dotação Orçamentária (esta etapa é suprimida para o Sistema de Registro de Preços);
Procuradoria Federal junto a UFSC – para análise jurídica.