Concessões de Espaço Físico

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Documentação do Processo

Documento de Formalização da Demanda - DFD

É o documento que inicia o processo, elaborado pelo setor que necessita da prestação do serviço.

As demandas da UFSC podem ser registradas de forma unificada ou através de um documento para cada setor que necessite da prestação do serviço.

Deverá ser utilizado o Modelo de DFD para dispensas, disponibilizado no site do DPC em Formulários e Modelos de Documentos.

Deverá conter:

·        a justificativa da necessidade da contratação explicitando a opção pela terceirização dos serviços e considerando o Planejamento Estratégico, se for o caso;

·        a quantidade de serviço a ser contratada;

·        a previsão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços;

·        a indicação dos servidores para compor a equipe de planejamento;

·        a ciência dos membros indicados;

·        atribuições de cada membro da equipe no planejamento;

·        a assinatura ou o “de acordo” ou o despacho no sistema do ordenador de despesa.

Cadastro da Contratação no PGC

É o documento que inicia o processo, elaborado pelo setor que necessita da prestação do serviço.

As demandas da UFSC podem ser registradas de forma unificada ou através de um documento para cada setor que necessite da prestação do serviço.

Deverá ser utilizado o Modelo de DFD, disponibilizado pelo DPC no site em Formulários e modelos de documentos.

Deverá conter:

a justificativa da necessidade da contratação explicitando a opção pela terceirização dos serviços e considerando o Planejamento Estratégico, se for o caso; a quantidade de serviço a ser contratada; a previsão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços; a indicação dos servidores para compor a equipe de planejamento; a ciência dos membros indicados; atribuições de cada membro da equipe no planejamento; a assinatura ou o “de acordo” ou o despacho no sistema do ordenador de despesa. Para as contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação -TIC, o DFD deve ser substituído pelo Documento de Oficialização da Demanda -DOD. As soluções de TIC são aquelas assim definidas pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (consulta no website https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes-de-tic/orientacoes-e-apoio-especializado/conceito-de-solucao-de-tic)

Termo de Referência

O Termo de Referência é o documento necessário para a contratação de bens e serviços, que deve conter os parâmetros e elementos descritivos estabelecidos no art. 9º da IN 81/2022, sendo documento constitutivo da fase preparatória da instrução do processo de licitação.

A Instrução Normativa 81/2022 instituiu o TR Digital, assim o documento deve ser elaborado na Plataforma do Comprasnet, utilizando-se como base os Modelos de Termo de Referência da UFSC .

O Sistema TR Digital é uma ferramenta informatizada integrante da plataforma do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – Siasg, disponibilizada pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, para elaboração dos TR pelos órgãos e entidades de que trata o art. 1º da IN 81/2022.

Mapa de Gerenciamento de Riscos

A gestão de riscos deverá ser realizada na Plataforma do Comprasnet, opção “Gestão de Riscos”;

Para gerar um novo Mapa de Riscos, clique no botão:  “CRIAR”

A etapa de Gerenciamento de Riscos fica dispensada, salvo o relacionado à fase de Gestão do Contrato, quando se tratar de contratações de serviços cujos valores se enquadram nos limites dos incisos I e II do art. 75 da Lei nº 14.133/21 ou contratações previstas no inciso VIII da referida lei.

O Mapa de Riscos deve ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação, pelo menos (§1°, art. 26,  IN nº 05/17):

I – ao final da elaboração dos Estudos Preliminares;

II – ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico;

III – após a fase de Seleção do Fornecedor (certame); e

IV – após eventos relevantes, durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela fiscalização.

Tramitação do Processo

1.   Cadastrar Processo Digital no Sistema de Processos Administrativos – SPA e encaminhar para à fila SIPC/CCT/DPC, contendo:

1.1.   Memorando endereçado ao Pró-Reitor de Administração, devidamente assinado pelo representante da unidade, solicitando autorização para abertura do processo licitatório e justificando os motivos da concessão do espaço e a escolha de sua finalidade;

2.   Encaminhar para o e-mail  os seguintes documentos:

2.1.   Termo de Referência (TR) – modelos abaixo (podem ser adaptados pelas Unidades requerentes):

          Modelo de TR de Reprografia (em construção)

          Modelo de TR de Lanchonete (em construção)

2.1.1.   Só serão aceitos Termos de Referência que contenham as cláusulas conforme os modelos disponibilizados acima;

2.1.2.   Se o objeto da concessão for distinto dos modelos padrões disponibilizados no site do DPC, favor solicitar novo modelo por e-mail.

2.2.   Planta baixa do local objeto da concessão e Memorial Descritivo (quando o serviço for precedido por obra ou benfeitoria).

3.   A SIPC/CCT/DPC enviará por e-mail, para convalidação pelo Requerente, o Termo de Referência para assinatura, que deverá retorná-lo (também por e-mail) assinado.

4.   Após a inserção de toda a documentação necessária ao processo, este será encaminhado ao Pró-Reitor de Administração para autorização de abertura de licitação. Caso o processo não atenda todas as exigências, retornará ao Requerente para ajustes.

Fluxo de Concessões de Uso de Espaço Físico

1. REQUERENTE
   1. Autuar o processo no SPA;
   2. Inserir DFD com a indicação da equipe de planejamento, suas respectivas atribuições e a ciência dos membros indicados;
   3. Tramitar o processo à fila do CCT/PROAD.
2. CCT
   1. Emitir a portaria nomeando a equipe de Planejamento;
   2. Tramitar o processo para o requerente.
3. REQUERENTE
   1. Desenvolver Estudo Técnico Preliminar – ETP (opcional);
   2. Desenvolver Mapa de Festão de Riscos (opcional);
   3. Desenvolver o TR na plataforma do TR DIGITAL (www.comprasnet.gov.br) e inserir no SPA;
   4. Consultar a CGA/PROAD quanto aos aspectos de sustentabilidade da contratação e inseri-los no ETP;
   5. Realizar a pesquisa de mercado, conforme IN 65/2021, para estabelecimento dos valores de referência e anexar ao processo;
   6. Preencher checklist Pregão;
   7. Tramitar o processo ao SAAP para revisão.
4. SAAP
   1. Realizar as conferências;
   2. Tramitar o processo para o requerente fazer os ajustes necessários.
5. REQUERENTE
   1. Após realizados os ajustes necessários, solicitados pelos SAAP, inserir a versão atualizada dos documentos alterados.
   2. Todos os documentos deverão estar assinados por todos os membros da equipe de planejamento.
6. SAAP
   1. Realizar as conferências finais;
   2. Inserir a Minuta do Termo de Concessão;
   3. Tramitar o processo à Direção do DPC/PROAD.
7. DIREÇÃO DPC
   1. Chancelar o processo;
   2. Tramitar ao Requerente para alterações e não sendo o caso tramitar à PROAD/UFSC para aprovação e autorização do processo licitatório.

ATENÇÃO

• A análise e a indicação de alterações ou correções será realizada no sistema SPA. Não     serão realizadas análises de documentos via e-mail.
• Utilizar os modelos disponibilizados pelo DPC;
• Os critérios de sustentabilidade deverão ser revisados pela Coordenadoria de Gestão Ambiental – CGA;
• A realização da pesquisa de mercado é de responsabilidade da equipe de planejamento que deverá observar os requisitos da IN 65/2021, conforme orientação no site do DPC.
• O SAAP/CCT é responsável por orientar o desenvolvimento da instrução processual, de modo que seus servidores não compõem as equipes de planejamento.

Fluxo de Dispensas de Concessões

1. REQUERENTE
   1. Autuar o processo no SPA;
   2. Inserir DFD com a indicação da equipe de planejamento, suas respectivas atribuições e a ciência dos membros indicados;
   3. Tramitar o processo para a fila do DPC/PRAOD.
2. DPC
   1. Analisa a documentação inicial;
   2. Analisa justificativa;
   3. Aprova/Rejeita a dispensa Se aprovada: tramita para CCT emitir portaria Se Rejeita: devolve para o requerente.
3. REQUERENTE
   1. Desenvolver ETP digital (não obrigatório);
   2. Desenvolver o TR na plataforma do TR DIGITAL (www.comprasnet.gov.br);
   3. Realizar a pesquisa de mercado, conforme IN 65/2021, para estabelecimento dos valores de referência e anexar ao processo;
   4. Elaborar o Mapa de Riscos (não obrigatório) e anexar ao processo;
   5. Inserir Checklist de dispensa;
   6. Tramitar o processo para o SAAP/CCT.
4. SAAP
   1. Realizar a conferência da documentação;
   2. Elaborar a Minuta de Termo de Concessão;
   3. Se necessário devolve para ajustes do Requerente;
   4. Tramitar para a Direção do DPC com observações, se necessário.
5. DIREÇÃO DPC
   1. Chancelar o processo e decide o encaminhamento de cotação eletrônica ou tradicional;
   2. Eletrônica: Tramitar para o DPL;
   3. Tradicional: devolve para o requerente abrir cotação.
6. DPL
   1. Divulgação da dispensa;
   2. Configuração da sessão pública
   3. Acompanhamento da disputa
   4. Julgamento;
   5. Habilitação
   6. Adjudicação e Homologação.
7. CCT - Coordenação
   1. Verificar o resultado da cotação eletrônica;
   2. Verificar se tem Minuta de Contrato – SCST contratar ;
   3. Verificar necessidade de Portaria de Fiscalização;
   4. Alimentar planilha CONTROLE - Inciso II, §1º, artigo 75;
   5. Devolver ao requerente para providências;
8. REQUERENTE
   1. Abre cotação junto a possíveis interessados;
   2. Classifica as propostas por ordem decrescente de valores;
   3. Anexa os documentos da vencedora.
   4. Encaminha o processo para SAAP/DPC que após análise encaminhará para PROAD para análise jurídica.
   5. Realizar empenho;
   6. Enviar o empenho ao DCF;
   7. Acompanhar a execução da contratação.

Documento de Formalização da Demanda – DFD

1. Indicação dos membros;
2. Ciência dos membros indicados;
3. Atribuições de cada membro da equipe no planejamento.
4. Previsão da data que necessita da contratação.

OBS. Considerar um tempo razoável que possibilite todo o processo licitatório.

GERENCIAMENTO DE RISCOS

• O Mapa de Riscos deve ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação, pelo menos:
• Ao final da elaboração dos Estudos Preliminares;
• Ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico;
• Após a fase de Seleção do Fornecedor; e
• Após eventos relevantes, durante a gestão do contrato pelos servidores responsáveis pela fiscalização.

ATENÇÃO

• Utilizar os modelos disponibilizados pelo DPC;
• Os critérios de sustentabilidade deverão ser revisados pela Coordenadoria de Gestão Ambiental – CGA;
• A realização da pesquisa de mercado é de responsabilidade da equipe de planejamento que deverá observar os requisitos da IN 65/2021, conforme orientação no site do DPC;
• O SAAP/CCT é responsável por orientar o desenvolvimento da instrução processual, de modo que seus servidores não compõem as equipes de planejamento;